3.4 Manejo de base de datos

3.4.1 ¿Qué es una base de datos?

•      Es un sistema o conjunto de información relacionada que se encuentra agrupada o estructurada.

•      Se forman por un conjunto de datos almacenados que permiten el acceso directo a ellos y un conjunto de programas que manipulan a ese conjunto de datos.

3.4.2 ¿Cómo crear una base de datos?

•      Access

•      PostgreSql y Oracle

•      My Sql

3.4.3 Tablas en las bases de datos     

•      Al crear una base de datos, los datos de almacenan en tablas, listas y columnas.

•      Las tablas almacenan datos de un tema en concreto y esta está formada por registros y campos.

3.4.4 Crear y modificar formularios

Para  crear un formulario se necesitan seguir 3 pasos

1. Para crear un formulario sin controles ni elementos con formato previo: en la pestaña Crear, haga clic en Formulario en blanco. Access abre un formulario en blanco en la vista Presentación y muestra el panel Lista de campos.
2.  En este Lista de campos panel, haga clic en el signo más (+) situado junto a la tabla o las tablas que contienen los campos que quiera ver en el formulario.
3. Para agregar un campo al formulario, haga doble clic en él o arrástrelo hasta el formulario. Para agregar varios campos a la vez, mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en varios campos. Después, arrástrelos todos juntos hasta el formulario.

3.4.5   Ver y organizar información

Si se utiliza la opción “Mostrar en grupos”, podrá agrupar los archivos por cualquiera de sus detalles, como el nombre, el tamaño, el tipo o la fecha de modificación. Por ejemplo, si agrupa por tipo de archivo, los archivos de imágenes se mostrarán en un grupo, los archivos de Microsoft Word en otro grupo y los de Excel en otro. “Mostrar en grupos” está disponible en las vistas de miniaturas, mosaicos, iconos y detalles. Para mostrar los archivos en grupos, en el menú “Ver”, seleccione “Organizar iconos” y, a continuación, haga clic en “Mostrar en grupos”.

3.4.6   Definir relaciones

Se puede crear una relación de tabla en la ventana Relaciones o arrastrando un campo hasta una hoja de datos desde el panel Lista de campos. Cuando se crea una relación entre tablas, los campos comunes no deben que tener los mismos nombres, si bien sus nombres suelen coincidir. Sin embargo, los campos comunes deben de tener el mismo tipo de datos. Si el campo de clave principal es un campo Auto numérico, el campo de clave externa también puede ser un campo de tipo Número si la propiedad Tamaño del campo de ambos campos tiene el mismo valor.

3.4.7   Crear informes

La herramienta Informe es conocida como la manera más rápida de crear un informe, porque lo genera inmediatamente sin solicitarle ningún tipo de información. El informe muestra todos los campos de la tabla o consulta subyacente. La herramienta Informe puede no crear el producto final terminado que desea obtener en última instancia, pero resulta muy útil para ver rápidamente los datos subyacentes. Después, puede guardar el informe y modificarlo en la vista Presentación o en la vista Diseño para que se adapte mejor a sus propósitos.

3.4.8   Integrar Access con otras aplicaciones.

Muchas organizaciones tienen aplicaciones esenciales que se ejecutan en Access y necesitan que dichas aplicaciones estén disponibles de manera remota, para que se puedan ejecutar informes y consultas, además de escribir datos. SharePoint y Access han resuelto esto con la opción "Mover a SharePoint", que se encuentra en la ficha de listas de SharePoint de Access. Esto es similar a la opción de mover a SQL Server con el Asistente de conversión, que apareció por primera vez con Access 97.

Al hacer clic en el botón Mover a SharePoint, tras especificar el sitio, tiene que decidir si desea escoger la opción de guardar la base de datos. Si lo hace, se guardará la base de datos completa en la biblioteca de documentos que elija. De esta forma, se guarda la base de datos completa (incluidos los formularios, los informes, las consultas y las macros) en SharePoint y pasa a estar disponible en el servidor. Cuando un usuario desea tener acceso a la base de datos, sólo tiene que desplazarse a la biblioteca en la que se encuentre, hacer clic en ella y se implementará automáticamente en su escritorio.

Una vez que se haya escogido una de estas opciones, la base de datos y su información asociada estarán disponibles a través del sitio de SharePoint que decida. Una vez más, se crea automáticamente una tabla llamada "Mover a problemas del sitio de SharePoint". Aquí es donde se documentan los conflictos debidos a la migración. Puede revisar todos los problemas que Access encontró mientras cargaba la tabla en el sitio de SharePoint.