3.1 Manejo de procesadores de textos

Programas con capacidad para la creación de documentos incorporando texto con multitud de tipos y tamaños, gráficos, efectos artísticos y prácticamente todo lo que se hacía con los programas de imprenta tradicionales.

Un procesador de textos es un programa con el que se generan diferentes documentos de texto como, cartas, informes o incluso el presente libro.

La definición de un procesador de textos, la podemos resumir como una supermáquina de escribir, introducida en nuestro ordenador. Ya que no sólo se limita a imprimir textos, sino que además puede editar, corregir, formatear, insertar dibujos, gráficos....etc.

3.1.2 Crear y modificar párrafos

El interlineado determina la cantidad de espacio en sentido vertical entre las líneas de texto de un párrafo.

El espacio entre párrafos determina la cantidad de espacio encima o debajo de un párrafo.

De forma predeterminada, las líneas se separan con espacio simple, con un espacio ligeramente mayor a continuación de cada párrafo.

Si desea reutilizar el espacio entre párrafos o el interlineado configurado, puede crear un estilo. Para obtener más información sobre cómo crear estilos que reutilicen el formato usado.

3.1.3 Formatear documentos

Formateo de caracteres

Formatear caracteres de texto significa seleccionar el NOMBRE y ESTILO de la fuente, el tamaño y color de las letras y las palabras; el espacio entre caracteres, etc.

• Cuando se usa el ratón o el teclado para formatear se puede cambiar sólo un elemento de formato cada vez. (Negrita, luego subrayado, etc.).
• Si se usa la orden FORMATO FUENTES se pueden realizar prácticamente todos los cambios de formato de una sola vez en el cuadro de diálogo fuentes.

FUENTES:

·         Con el ratón, se elige la fuente del botón fuente.

·         Ctrl + MAY + F

·         FORMATO / FUENTE

TAMAÑO DE FUENTE

·         Con el ratón, se elige tamaño de la fuente

·         Ctrl + MAY + M

·         FORMATO / FUENTE

NEGRITA:

·         Con el ratón, pulsando el botón Negrita. (la N)

·         Con Ctrl + N

·         FORMATO / FUENTE, y seleccionar negrita en la lista de Estilo de fuente.

·         Probarlo

CURSIVA:

·         Con el ratón, pulsando el botón cursiva (la K)

·         Con Ctrl + K

·         FORMATO / FUENTE, y seleccionar cursiva o negrita cursiva en la lista de Estilo de fuente.

·         SUBRAYADO:

·         Con el ratón, pulsando el botón Subrayado. (la S)

·         Con Ctrl + S

·         FORMATO / FUENTE, y seleccionar subrayado.

·         Para ELIMINAR un formato de carácter se hace la misma operación

OTROS EFECTOS: tachado, superíndice, subíndice, oculto, versales, mayúsculas.

TEXTO EN COLOR:

·         FORMATO / FUENTES, y seleccionar el color.

También existen Efectos de texto, en FORMATO / FUENTE / EFECTOS DE TEXTO

3.1.4 Administrar documentos

La administración de documentos se centra en el almacenamiento y la organización de documentos para mejorar el trabajo activo en curso, incluidos la creación de contenido y recursos compartidos dentro de una organización. Cuando las organizaciones no cuentan con ningún tipo de sistema de administración de documentos formal, el contenido suele crearse y guardarse de manera no administrada y descentralizada en recursos compartidos de archivos dispersos y en unidades de disco duro individuales. Esto dificulta a los empleados las tareas de buscar, compartir y colaborar eficazmente en el contenido e impide a las organizaciones aprovechar la información y datos valiosos incluidos en el contenido.

3.1.5 Trabajar con gráficos

Crear un gráfico

Los gráficos son visualmente llamativos y facilitan a los usuarios la visualización de comparaciones, tramas y tendencias de los datos. Por ejemplo, en lugar de analizar varias columnas de números de la hoja de cálculo, puede ver enseguida si las ventas están disminuyendo o aumentando en trimestres sucesivos, o cómo se están comportando las ventas con respecto a las previsiones.

Puede crear un gráfico en su propia hoja o como objeto incrustado en una hoja de cálculo. Asimismo, puede publicarlo en una página Web. Para crear un gráfico, debe especificar primero sus datos en la hoja de cálculo. A continuación, seleccione los datos y utilice el Asistente para gráficos que le guiará en el proceso de elegir el tipo de gráfico y sus distintas opciones.

También puede crear un gráfico en un solo paso sin usar el Asistente para gráficos. Al crearlo de esta forma, el gráfico usa el tipo y el formato predeterminados que podrá modificar más adelante.

Un informe de gráfico dinámico es un resumen interactivo de los datos con formato de gráfico. Se crea de forma diferente a los gráficos normales de Microsoft Excel. Después de crear un informe de gráfico dinámico puede ver diferentes niveles de detalle o reorganizar el diseño del gráfico arrastrando sus campos y elementos.

3.1.6 Colaborar con un grupo de trabajo

Cómo añadir comentarios a los documentos.

Puede añadir comentarios a un documento de Word sin alterar el texto principal del mismo. Los comentarios aparecen en un panel aparte de la pantalla y no en la copia impresa del documento, a menos que decida imprimirlos por separado.

Para insertar un comentario en un documento debe hacer lo siguiente:

1.      Seleccione el texto al que quiere adjuntar un comentario.

2.      Elija la orden Comentario del menú Insertar o pulse el botón Insertar comentario de la barra de herramientas Revisión.

3.      Escriba el texto correspondiente al comentario a continuación de la marca en el panel de comentarios.

Control de las revisiones en los documentos.

La función de control de revisiones de Word le permite marcar y hacer un seguimiento de todos los cambios que se hacen en un documento, de forma que se puedan revisar estos cambios más adelante y aceptarlos o rechazarlos.

Examen de las revisiones.

Puede ver todas las revisiones marcadas de un documento y aceptar, o bien rechazar, cualquiera de ellas. Si acepta una revisión, la revisión indicada se hace permanente; si rechaza una revisión, el texto vuelve a su estado original. Para examinar las revisiones de un documento, apunte a Control de cambios y elija la opción Aceptar o rechazar cambios en el menú emergente.

Personalización del marcado de revisiones.

Puede modificar el estilo así como el color que utiliza Word para las marcas de revisión del siguiente modo:

1.                 Elija Opciones en el menú Herramientas y pulse la ficha Control de cambios, o pulse el botón Opciones del cuadro de diálogo Resaltar cambios.

2.                 Para cada tipo de marca de revisión elija el tipo de marca que utilizará Word seleccionando un elemento de la lista Marca correspondiente.

Cómo trabajar con distintas versiones de un documento.

Cómo comparar las distintas versiones de un documento.

Si ha guardado una versión anterior del documento en un archivo aparte, podrá comparar la versión anterior con la actual y, si lo desea, restaurar secciones de la versión actual con el contenido de la versión anterior.

Mantenimiento de distintas versiones de un documento.

Para hacer esto, elija la opción Versiones en el menú Archivo y, en el cuadro de diálogo Versiones, pulse sobre el botón Guardar ahora.

Utilización de otras técnicas de trabajo en grupo.

Protección de los documentos.

Es posible que quiera distribuir un documento - o copias de un documento - entre otros miembros de su grupo de trabajo de manera que lo puedan revisar, editar o aportar algo nuevo. Antes de hacerlo, no obstante, puede proteger el documento para limitar el tipo de cambios que pueden realizar los revisores, asegurando así la integridad del documento.

Para proteger un documento, siga los siguientes pasos:

1.                 Asegúrese de que el documento que quiere proteger se encuentra en la ventana de documento activa.

2.                 Elija Proteger documentos en el menú Herramientas para abrir el cuadro de diálogo Proteger documentos.

3.                 Elija una de las tres opciones que aparecen en el área Proteger documento para del cuadro de diálogo:

Para proteger el documento de manera que los revisores solamente puedan hacer comentarios y no cambios en el texto del documento, seleccione la opción Comentarios.

Seleccione la opción Cambios realizados para activar permanentemente el control de revisiones para el documento.

4.                 Para impedir que los revisores quiten la protección, escriba una contraseña en el cuadro Contraseña. Word le pedirá que vuelva a escribir la contraseña después de que pulse Aceptar.

Tenga en cuenta que la protección que elija le afectará tanto a usted como a los demás usuarios.

Opciones para compartir archivos.

También puede proteger un documento frente a cambios no autorizados definiendo las opciones para compartición de archivos, del modo en que se indica a continuación:

Asegúrese de que el documento que quiere proteger se encuentra en la ventana de documento activa.

Elija Opciones en el menú Herramientas y pulse la ficha Guardar o pulse el botón Opciones del cuadro de diálogo Guardar como.

Defina una o más opciones del grupo Opciones de compartir archivo, que está situado en la parte inferior de la ficha Guardar.

Puede desactivar la protección al compartir archivos volviendo a abrir la ficha Guardar y eliminando las contraseñas o desactivando la opción Recomendado sólo lectura.

Cómo unir revisiones.

Si ha distribuido una copia separada de un documento a cada miembro de un grupo de trabajo, cuando le devuelvan las copias podrá unir todas las revisiones que contienen al documento original.

Cómo resaltar texto.

Puede utilizar la herramienta Resaltar de Word para marcar permanentemente bloques de texto de un documento, de un modo similar a como marcaría un texto de una página impresa con un rotulador amarillo. El texto marcado aparece resaltado tanto en la pantalla como en la copia impresa del documento. Para resaltar un bloque de texto se hace lo siguiente:

1.      Se selecciona el texto que se quiere resaltar.

2.      Para resaltar utilizando el color que aparece actualmente en el botón Resaltar de la barra de herramientas Formato basta con pulsar el botón Resaltar de la barra de herramientas Formato o en la barra de herramientas Revisión.

Puede resaltar rápidamente varios bloques de texto del modo que se indica a continuación:

1.      Sin seleccionar texto de antemano, pulse el botón Resaltar o pulse sobre un color de la paleta, como se describió anteriormente.

2.      Con el ratón, arrastre sobre cada bloque de texto que quiera resaltar.

3.      Cuando haya terminado de resaltar el texto, pulse el botón Resaltar o pulse la tecla Escape para volver al modo de edición normal.

Puede quitar el marcado del texto del siguiente modo:

1.      Seleccione el texto del que quiere quitar el marcado.

2.      Pulse la flecha Abajo situada a la derecha del botón Resaltar.

3.      Pulse el elemento Ninguno de la paleta de color.

Cómo compartir fuentes.

Para incrustar una fuente True Type haga lo siguiente:             

1.      Asegúrese de que el documento en el que quiere incrustar las fuentes se encuentra en la ventana de documento activa.

2.      Elija Opciones en el menú Herramientas y pulse sobre la ficha Guardar.

3.      Active la opción Incrustar fuentes TrueType. Para reducir el tamaño del documento, active también la opción Incrustar sólo caracteres en uso, con lo que Word guardará solamente la información de fuente correspondiente a los caracteres que aparecen en el documento.